加拿大IRCC更新公民身份证明指引：无法提供原始记录时须提交无记录信与解释信

加拿大移民部（IRCC）在2026年6月就公民身份证明申请中无法找到文件时应如何证明加拿大血统，发布了更具体的指引。其《公民证书申请表》（CIT 0001）的说明指南现已设有专门章节，规定申请人无法提供原始签发机构出具的文件时须满足两项要求：一是以书面形式解释无法提供该文件的原因（即解释信），二是提交曾尝试获取该文件的证明，也就是「无记录信」。

无记录信是原始来源机构出具的书面回复，确认该机构已就申请人所需的某份文件检索其记录，但未找到任何结果。它由官方签发机构出具，而非申请人或其代表撰写，这一点与解释信、附信不同。原始来源机构指创建或保存该记录的机构；就加拿大的出生、婚姻和死亡记录而言，即省级或地区生命统计办公室，或省级档案馆。

无记录信本身不是公民身份证明，也不能替代缺失的文件。它证明的是申请人知悉档案中存在缺口，并已尽力寻找所需文件。

无记录信并未在公民身份证明文件清单（CIT 0014）中被专门列出，只在所需文件无法产出时才会用到。常见情形包括：记录已丢失或被毁（火灾、洪水及办公室关闭曾使全国多地的教区与市政馆藏受损）；机构检索后未找到（姓名可能拼写有误、以昵称记录，或登记在家族记忆之外的另一个教区）；记录从未被创建；记录存在但并非IRCC接受的形式。即使预计检索结果为空，提出请求与收到回复本身即满足IRCC要求中的后一半。

符合要求的无记录信，是机构确认其已就某一具名个人、在指定地点、指定日期范围内进行检索且未找到任何记录。形式可以是该机构出具的书面回复信或电子邮件；带有日期的往来函件，能显示申请人的请求与对方回复，也可行。若上述材料无法取得，档案馆在网上公布的政策，确认该类记录未曾签发，也可能被接受。

以魁北克为例：Bibliothèque et Archives nationales du Québec（BAnQ）保存超过100年的记录，但不签发该时期的出生证明，因为魁北克当时仅在市政和教区登记册中登记出生，BAnQ改为签发洗礼记录的核证副本。IRCC将省级出生证明视为主要证据，洗礼记录视为次要证据。因此申请人无法取得前者时，应提交后者，并附上BAnQ的书面确认，说明其不签发该时期的出生证明。BAnQ不出具无记录信，申请人可提交BAnQ的电子邮件回复，说明其不重新签发较早期的出生证明。

获取无记录信应从出生、婚姻或死亡发生所在的省或地区入手，各地有自己的生命统计办公室和档案系统。向该机构提供充分信息：完整姓名及已知的变体拼写、大致日期、地点，以及如有的话父母姓名。请求过于笼统往往得到笼统的答复，法裔加拿大姓氏或被英语化的姓名尤需留意。发送与收到的所有材料都应保留，带日期的回复与请求可一并提交。此外，某些情况下可查看档案馆或生命统计办公室是否在网上公布了政策，说明其不签发或无法签发历史上某一特定时期的某类文件（例如出生证明）。

关于是否需要认证：据加拿大档案工作者协会（Association of Canadian Archivists）对其与IRCC会议的总结，并不要求经认证的无记录信，来自档案馆的电子邮件往来或显示检索结果的证明文件，足以表明申请人曾尝试。该演示本身仅说明，无法取得原始记录的申请人须以书面形式说明其所作的努力，并解释为何无法提供该记录。不过，正式信函仍是这类证据中最有力的形式；若某机构已出具，将其随申请一并提交可能是良好做法。

无记录信与解释信不同：前者来自记录保存机构，后者由申请人或其代表撰写并签署，两者配合使用——无记录信显示文件确实无法取得，解释信则向官员说明这对案件意味着什么、以及申请人以什么替代提交。无记录信也与附信不同：附信向官员呈现案件全貌，包括申请人身份、与加拿大祖先的血缘线索及材料清单；无记录信则是申请人曾向原始签发机构尝试获取所需文件的证明，由申请人附上而非自行撰写。

若家庭记录中的缺口得到妥善记录与解释，并不必然导致申请被拒或被退回。本文仅为一般信息，不构成法律意见。